Functieomschrijving Penningmeester Buurthuis de Bovenkruier
1. Doel van de functie
De penningmeester is verantwoordelijk voor het **financieel beheer en de financiële continuïteit** van de organisatie. Hij/zij zorgt voor een transparante, controleerbare en rechtmatige besteding van middelen, waaronder subsidies.
2. Plaats in de organisatie
* Lid van het bestuur
* Legt verantwoording af aan het bestuur
* Werkt samen met voorzitter en secretaris
* Stuurt eventueel een administrateur of boekhouder aan en werkt met hen samen.
3. Taken en verantwoordelijkheden
3.1 Financieel beheer
* Beheren van bankrekeningen en financiële administratie
* Zorgdragen voor een **actuele en correcte boekhouding**
* Bewaken van inkomsten en uitgaven
3.2 Begroting en planning
* Opstellen van een **jaarlijkse begroting** (voorafgaand aan het nieuwe boekjaar)
* Monitoren van de realisatie ten opzichte van de begroting
* Signaleren van financiële risico’s en afwijkingen
3.3 Rapportage
* Opstellen van **periodieke financiële rapportages** (minimaal per kwartaal)
* Tijdig informeren van het bestuur over de financiële stand van zaken
* Opstellen van de **jaarrekening** (balans en staat van baten en lasten)
3.4 Subsidies en externe verantwoording
* Bewaken van juiste besteding van subsidies conform voorwaarden
* Verzorgen van **subsidieverantwoordingen en financiële rapportages** aan subsidieverstrekkers
* Tijdig aanleveren van stukken voor controles en audits
3.5 Betalingen en verplichtingen
* Zorgdragen voor tijdige betaling van facturen
* Controleren en accorderen van uitgaven
* Beheren van contractuele financiële verplichtingen
*Denkt en participeert mee in het bestuur m.b.t. algemeen beleid
4. Bevoegdheden
* Mede-tekenen van betalingen conform afgesproken bevoegdheden
* Inzicht in alle financiële gegevens van de organisatie
* Voorstellen doen aan het bestuur over financieel beleid
5. Financiële financiële kader en de uitvoering
* **Vier-ogen-principe**:
Betalingen boven € [bedrag] worden altijd door minimaal twee bestuursleden goedgekeurd (bijv. penningmeester + voorzitter)
* **Functiescheiding**:
Degene die betalingen uitvoert, is niet dezelfde persoon die deze controleert
* **Banktoegang**:
Minimaal twee bestuursleden hebben toegang tot de bankrekening(en)
* **Kas- en controlecommissie / externe controle**:
Jaarlijkse controle van de financiële administratie door een onafhankelijke partij
* **Bestuurlijke goedkeuring**:
Begroting en jaarrekening worden formeel vastgesteld door het bestuur (en indien van toepassing ALV)
6. Specifiek voor buurthuisactiviteiten
* Toezicht op kasstromen (bijv. bar, activiteiten, verhuur)
* Controle op contante gelden en afstortingen
* Inzicht in project- en activiteitenbudgetten
7. Tijdsbesteding en inzet
* Gemiddeld: 3 uur per week
* Bestuursvergaderingen 1 x per maand
* Dagelijks bestuur 1 x per maand
* Extra inzet rondom begroting en jaarafsluiting
* In principe voor een termijn van 3 jaar
8. Profiel en competenties
* Betrouwbaar en integer
* Financieel inzicht (ervaring met boekhouding is een pré)
* Nauwkeurig en gestructureerd
* In staat om financiële informatie helder toe te lichten
* Bestuurlijke sensitiviteit en verantwoordelijkheidsgevoel
9. Aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid
De penningmeester handelt binnen het kader van het bestuur. Het bestuur is **collectief verantwoordelijk** voor het financiële beleid en beheer.
10. Persoonlijk
* Makkelijk contacten kunnen maken en onderhouden
* Empathisch en relativerend vermogen
* Communicatief vaardig
* Enige gevoel voor humor is fijn